Les outils du freelance pour exercer en toute sérénité

Entre décrocher des missions, s’occuper de sa comptabilité, gérer son image, travailler, se former et assister aux meetings, la vie de freelance est bien cadencée ! Heureusement, il existe des outils pour faciliter le quotidien et gagner du temps ! On découvre comment optimiser son organisation et maximiser sa productivité !

Se former

Aujourd’hui quand on souhaite performer en tant que freelance, il est indispensable d’acquérir certaines skills notamment sur ce qui concerne le marketing digital, c’est à dire l’ensemble des actions marketing déployées sur les différents canaux numériques. Savoir définir son positionnement, développer son identité, créer des contenus digitaux, maîtriser les techniques du storytelling sont des compétences essentielles pour se démarquer parmi une multitude de freelances. Certaines aptitudes liées à l’aspect commercial (comment prospecter, établir sa proposition tarifaire…) sont parfois oubliées mais n’en restent pas moins importantes pour pérenniser son activité.

On le sait, les formations représentent parfois un coût élevé mais c’est à considérer comme un investissement sur l’avenir. Il existe des plateformes numériques vers lesquelles se tourner pour se former sans trop dépenser, certains contenus sont même proposés gratuitement.

Live Mentor MyMooc
Services
  • Suivi par un mentor
  • Accès à des webinaires
  • Accès garantie à vie à la bibliothèque de cours
  • 10 000 Moocs référencés
  • 5 langues proposées
Prix
  • Mise à disposition de certains contenus gratuits et formations payantes
  • Formations gratuites et certifications payantes
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Planifier les réseaux sociaux

La gestion des réseaux sociaux est aussi nécessaire que chronophage. Cela exige aussi pas mal de rigueur quand on souhaite publier au moment opportun afin d’optimiser les interactions avec la communauté. Il est possible de sous-traiter cette partie à des outils de planification des réseaux sociaux. Cela fait gagner beaucoup de temps, réduit le risque d’erreur et libère l’esprit : plus besoin de mettre des alertes pour poster à la bonne heure ! Ce temps économisé peut être consacré à la création d’un contenu à haute valeur ajoutée qu’il n’y a plus ensuite qu’à programmer.

Buffer Smartqueue
Facilité d'utilisation
  • Interface conviviale, simple d’y débuter
  • Interface intuitive mais qui demande un peu de temps pour comprendre l’ensemble vu l’étendue des possibilités
Fonctionnalités
  • Planification des publications
  • Analyse des performances
  • Planification des publications
  • Analyse des performances
Réseaux sociaux
  • Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest
  • Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Pinterest
Prix
  • Une version gratuite avec les services de base et deux versions payantes
  • Un essai gratuit et ensuite on bascule sur l’une des quatre offres payantes (le prix dépend du nombre de comptes, nombre de posts…)
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Gérer son temps

C’est l’un des principaux écueils quand on est freelance : ne pas parvenir à l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, et finalement se laisser déborder de toutes parts. Quand on souhaite faire face et gérer de front les deux sphères, le mot clé, c’est l’organisation sauf que c’est souvent plus facile à dire qu’à mettre en place. La méthode qui fait ses preuves, c’est le time blocking. Il s’agit de découper le temps en blocs afin de savoir ce que l’on a à faire tout au long de la journée en mode pro comme perso. L’idée étant que chaque créneau ne soit consacré qu’à une seule activité afin de pouvoir s’y plonger avec une concentration maximale. Le but : moins s’éparpiller pour gagner en efficacité (et aussi abaisser la frustration que le freelance ressent parfois quand à force de vouloir tout faire, il finit la journée sans avoir avancé significativement !)
Des applications de gestion du temps peuvent être utiles pour se lancer dans cette nouvelle organisation.

Clockify Stayfocusd
Fonctionnalités
  • Suivi du temps sur les projets et les tâches
  • Rapports et analyse du temps
  • Gestion de projet
  • Extension de navigateur pour limiter le temps sur des sites spécifiques
  • Options de planification pour définir des plages horaires
  • Rapports de suivi du temps passé sur des sites web
Prix
  • De 3,99 à 11,99€/mois
  • Gratuit
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Veiller à son e-réputation

A l’ère du web 2.0, l’e-réputation, c’est l’élément central pour asseoir un freelance. Quand il est face à plusieurs devis satisfaisants, le prospect s’intéresse à la teneur des avis clients reçus par le freelance et à son nombre d’étoiles. C’est l’aspect qui peut faire basculer le client potentiel vers un indépendant plutôt qu’un autre. Les avis clients vont entraîner la méfiance ou la défiance et avoir, par conséquence, une incidence sur le chiffre d’affaires, c’est dire si cette question est cruciale !

Green Opinion Google Business Profils
Fonctionnalités
  • Plateforme fermée. Vérification de l’expérience client par le dispositif
  • Collecte et contrôle des avis clients (pas de faux avis)
  • Respect de la norme ISO 20488
  • Possibilité de répondre aux avis reçus
  • Conseiller spécifique pour chaque client
  • Modération automatique et humaine pour tous les avis
  • Widget avec note moyenne
  • Optimisation SEO
  • Plateforme ouverte
  • Publication de tous les avis, même ceux sans preuve d’achat
  • Possibilité de répondre aux avis reçus
Prix
  • A partir de 39€ HT/mois.
  • Gratuit
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Se financer

Quand on est freelance, bien que ce ne soit pas obligatoire, on apprécie d’avoir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle. C’est plus limpide pour gérer ses entrées et dépenses et on a une meilleure vision sur l’ensemble de la trésorerie. Les freelances aspirent à avoir une banque flexible et accessible 24h/24 qui propose des offres bien pensées pour leurs besoins : gestion en ligne, obtention de prêt, paiement par mobile, tarifs très concurrentiels…
Les néobanques et les banques en ligne répondent particulièrement bien à ces préoccupations.

Orange Bank Ma french bank
Services
  • Épargne
  • Crédit immobilier ou prêt personnel
  • Bourse
  • Découvert autorisé
  • Crédit immobilier ou prêt personnel
  • Cashback
  • Ouverture de compte en ligne ou en bureau de poste
Prix
  • Carte gratuite limitée à 3 utilisations/mois
  • Carte à partir de 2,90€/mois
Lien

          www.orangebank.fr

Gérer les projets

Un freelance travaille rarement seul sur un projet, il collabore avec les autres personnes impliquées et doit parfois, en plus, gérer conjointement plusieurs clients. Dans ces conditions, il n’est pas facile de s’y retrouver, de passer de l’un à l’autre, de se rappeler le niveau d’informations des uns et des autres…
Un outil efficace de gestion de projet n’est pas du luxe pour visualiser l’avancement d’une mission et communiquer efficacement avec les différentes parties.

Trello Asana
Facilité d'utilisation
  • Interface intuitive, très facile à prendre en main
  • Interface qui nécessite un apprentissage pour appréhender toutes les possibilités
Nombre d'utilisateurs
  • Plutôt adapté aux petites équipes
  • Convient aux équipes de toutes tailles, notamment dans les grandes entreprises
Fonctionnalités
  • Gestion des tâches avec cartes, listes et étiquettes
  • Dates d'échéance avec rappels
  • Gestion des tâches avec projets, sections et colonnes
  • Dates d'échéance avec rappels et dépendances de tâches
  • Commentaires, conversations et mentions
Intégrations
  • Intégration possible à un grand nombre d’outils populaires
  • Intégration de nombreux logiciels et applications
Prix
  • Version gratuite avec les fonctionnalités de base ou premium avec des fonctionnalités avancées
  • Version gratuite.
  • La version payante dépend des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs
Lien

Facturer

S’atteler à la partie facture, comptabilité et gestion est considéré comme fastidieux par un grand nombre de freelances qui ont, parfois, tendance à repousser le moment de s’en occuper. Cela peut, cependant, avoir des conséquences : problèmes de trésorerie, pénalités de l’Urssaf pour déclarations en retard…
Il existe des logiciels de facturation permettant de se délester de cette partie administrative (émissions de devis et factures conformes, suivi de paiement…), une bonne idée pour gagner du temps et respecter les obligations auxquelles est soumis un auto-entrepreneur.

Tiime Freebe
Fonctionnalités
  • Édition de devis et factures
  • Remises et acomptes
  • Relances client
  • Facture récurrente
  • Édition de devis et factures
  • Gestion client
  • Suivi des temps
  • Synchronisation bancaire
  • Recettes / Achats
  • Déclaration de CA
  • Paiements
Prix
  • 100% gratuit
  • A partir de 11€/mois
Lien

Trouver ses clients

Une partie du temps d’un freelance, c’est de trouver de nouveaux clients pour enchaîner les missions et maintenir un chiffre d’affaires satisfaisant. Déployer différentes techniques pour nouer de nouveaux contacts et se faire connaître demande beaucoup d’énergie et cela n’est, malheureusement, pas toujours récompensé à la hauteur de l’investissement.

S’inscrire sur une plateforme de freelance permet d’éviter pas mal de prospection inutile : l’offre et la demande se rencontrent, les échanges sont plus efficients. C’est aussi très valable pour être payé en temps et en heure et ne pas avoir à relancer plusieurs fois son client pour obtenir le règlement de la prestation.

Il existe des logiciels de facturation permettant de se délester de cette partie administrative (émissions de devis et factures conformes, suivi de paiement…), une bonne idée pour gagner du temps et respecter les obligations auxquelles est soumis un auto-entrepreneur.

Opteamis Malt
Services
  • Accompagnement par un expert
  • Option d’escomptes
  • Portage salarial/commercial
  • Spécialisé dans l’IT
  • Candidature à des offres d’entreprises de toutes tailles
  • + de 400 opportunités par mois
  • Malt academy : partage de ressources et organisation d’évènements

  • Paiement sous 48 heures après la fin de la mission

     

Prix
  • Plateforme gratuite
  • Commission de 10% sur la facture HT les trois premiers mois puis 5%
Lien

Communiquer

Il arrive que les freelances exercent leur mission directement dans les locaux de leur client mais il y a en a aussi un nombre important qui travaillent de la maison. Pour ceux-là, encore plus que les autres, le maître mot, c’est la communication. En effet, plusieurs fois par semaine, ils sont tenus d’assister à des visioconférences ou des calls pour discuter de l’avancement du projet et des directions prises.

Il faut donc disposer de bons outils pour communiquer aisément et simultanément avec tous les intervenants.

Zoom Slack
Nombre d'intervenants
  • Jusqu'à 1000 participants dans un appel avec le plan entreprise
  • Jusqu'à 250 participants sur les plans payants
Sécurité de la communication
  • Chiffrement de bout en bout disponible pour les réunions
  • Options de gestion des participants
  • Authentification à deux facteurs
  • Chiffrement des données en transit et au repos.
  • Authentification à deux facteurs.
  • Contrôle des autorisations et des accès
Interaction sur les documents
  • Partage d'écran et collaboration en temps réel
  • Annotations pendant les réunions
  • Partage d'écran et intégrations avec des outils tiers
  • Collaboration en temps réel sur des documents via des intégrations
Prix
  • Gratuit mais limité en temps et en nombre d’utilisateurs sinon 3 offres payantes disponibles
  • Gratuit avec les fonctionnalités de base et deux versions payantes pour les entreprises
Lien

Sauvegarder ses fichiers

La base quand on est freelance et qu’on travaille avec les outils informatiques, c’est d’effectuer des sauvegardes et de stocker les fichiers. Il faut pouvoir retrouver les dossiers dont on a besoin rapidement, assurer la confidentialité des données et se protéger en cas de coupure de réseau ou de courant, il ne s’agirait pas de perdre le travail en cours ! Disposer d’un espace sécurisé de stockage est idéal pour rester serein sur ce point.

Carbonite Dropbox
Systèmes d’exploitation compatibles
  • Windows, macOS
  • Applications mobiles pour iOS et Android
  • Windows, macOS, Linux
  • Applications mobiles pour iOS et Android
Sécurité des données
  • Chiffrement des données en transit et au repos
  • Authentification à deux facteurs
  • Protection contre les ransomwares
  • Chiffrement des données en transit et au repos
  • Authentification à deux facteurs
  • Contrôles d'accès avancés
Prix
  • Plan tarifaire en fonction des services proposés (récupération des données sur un disque dur, sauvegarde automatique des vidéos…) et du nombre d’ordinateurs.
  • Version gratuite et offre payante en fonction de l’espace de stockage
Lien

Déterminer quels sont les outils adéquats pour un freelance peut prendre un peu de temps au début mais une fois intégrés dans le quotidien cela permet d’optimiser le travail à tous les niveaux ! En effet, en déléguant une partie du travail à des logiciels ou applications et en s’assurant d’être toujours au top du côté des services dont il a besoin, le freelance peut se concentrer sur l’essentiel et s’investir pleinement dans la réalisation de sa mission !

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