La RFP est un document dans lequel l’entreprise demande des détails sur des propositions complètes et comparables de différents fournisseurs pour un produit ou un service défini. Il s’agit d’un document complet qui doit fournir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision d’achat éclairée. L’entreprise doit y lister toutes les spécifications qu’elle souhaite connaître de la part des fournisseurs. La RFP sera généralement demandée après avoir effectué une RFI.

On retrouve dans une RFP : 

• Table des matières
• Informations de base concernant le client et le processus 
• Portée du projet 
• Calendrier prévu du projet 
• Besoins de l’entreprise 
• Budget du projet 
• Spécifications de qualité 
• Critères de soumission 
• Normes d’évaluation