Face à la complexité croissante des achats de prestations intellectuelles, la gestion des fournisseurs et les processus achats deviennent un enjeu central pour les directions achats. Méthodes, outils et pilotage évoluent pour plus d’agilité, de conformité et de performance.
Le recours aux prestations intellectuelles (IT, conseil, data, cybersécurité…) s’est démocratisé, mais également tendu : tension sur les compétences critiques, augmentation des coûts, exigences croissantes de conformité : les directions achats font désormais face à un triple défi de maîtrise, de structuration et de performance.
Ces expertises externes, clés pour l’innovation et la sécurité des systèmes, restent parfois plus ou moins bien pilotées : contrats hétérogènes, référentiels prestataires éclatés, faible visibilité budgétaire et des performances de chaque fournisseur. Or, ces prestations représentent parfois plusieurs dizaines de millions d’euros pour un grand groupe, et conditionnent des projets stratégiques, parfois sensibles. Il ne s’agit plus seulement de “consommer” de l’expertise, mais bien de structurer une chaîne de valeur externalisée. Ce contexte impose un changement de posture : le fournisseur devient un partenaire stratégique. Il faut structurer la relation, de la qualification au suivi de performance, en intégrant contractualisation, gestion des risques et conformité.
Structurer pour mieux maîtriser
Les enjeux sont clairs : rationaliser le panel fournisseurs, garantir la conformité réglementaire, piloter la performance, mais aussi renforcer l’agilité des métiers. Or, cela suppose une structuration rigoureuse de la relation fournisseur : processus de sélection, contractualisation, suivi opérationnel, notation, renouvellement ou sortie… autant d’étapes encore très manuelles, sujettes à risques et chronophages.
Dans ce cadre, les outils digitaux changent la donne. En particulier, les plateformes de type VMS (Vendor Management System), historiquement conçues pour la gestion de l’intérim, se sont progressivement transformées pour répondre aux spécificités des prestations intellectuelles. Désormais, elles permettent de digitaliser et centraliser l’ensemble du cycle de vie d’un prestataire : sourcing, onboarding, contractualisation, validation des profils, suivi budgétaire, traçabilité des interventions, conformité réglementaire, facturation, reporting, etc.
Vers une gestion stratégique du capital intellectuel
Les entreprises les plus avancées intègrent à leur VMS des briques à forte valeur ajoutée : alertes documentaires (URSSAF, RC Pro, Kbis expirés), détection automatique de non-conformités, indicateurs de pilotage, notation des fournisseurs, suivi des SLA… Ces fonctions permettent non seulement de sécuriser la relation, mais aussi de mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Les résultats sont au rendez-vous : selon plusieurs études sectorielles, l’utilisation d’un VMS permet de réduire de 10 à 20 % les coûts liés aux prestations intellectuelles, dès la première année. Le retour sur investissement (ROI) constaté dépasse souvent 15 %, notamment grâce à l’automatisation des processus, à la réduction des doublons et à une meilleure négociation. Des entreprises rapportent également une baisse de 30 % du délai moyen de staffing (time-to-fill) et une amélioration de 25 % de la conformité documentaire.
Le marché mondial des solutions d’Extended Workforce Management — qui englobe les VMS — reflète cette dynamique. Il affiche une croissance annuelle de +11,6 % entre 2024 et 2025, pour atteindre près de 25 milliards de dollars en 2029. En France, les grands comptes gèrent via ces plateformes jusqu’à 150 millions d’euros de prestations intellectuelles chaque année. Le mouvement est en marche.
Mais quels sont les enjeux clés ?
Rationaliser le panel fournisseurs
Cartographier et segmenter les prestataires, repérer les doublons ou inactifs, permet de concentrer les efforts sur les profils stratégiques. Cette démarche permet de concentrer les efforts de sourcing sur les partenaires stratégiques, et de renforcer la mutualisation entre entités. Certaines entreprises ont ainsi réduit leur nombre de fournisseurs actifs de 20 à 30 %, tout en augmentant la couverture des besoins.
Garantir la conformité & réduire les risques
Les enjeux juridiques sont majeurs : requalification, défaut d’assurance, rupture contractuelle, données sensibles… Un VMS permet d’automatiser les contrôles, de tracer les validations (juridiques, DSI…) et de renforcer la gouvernance documentaire.
Piloter la performance via des KPIs robustes
Respect des délais, taux de satisfaction métiers, niveaux de TJM, suivi des livrables, taux de reconduction… Autant de KPIs essentiels pour orienter les décisions et nourrir les comités de pilotage avec les métiers. Le pilotage devient factuel, partagé et orienté valeur.
Un outil au service des achats… et du business
En intégrant ces logiques dans une plateforme centralisée, les directions achats peuvent enfin exercer un pilotage complet du périmètre prestations intellectuelles : alignement stratégique, maîtrise des risques, optimisation budgétaire et création de valeur avec les métiers. Dans un contexte de tension sur les expertises critiques, c’est un différenciateur fort pour conserver agilité, conformité et compétitivité.